Cuando un director ejecutivo, gerente de área o jefe de departamento, reúne a su equipo para plantear el desarrollo de un nuevo proyecto de interés para la empresa, entre los implicados en llevarlo a cabo suelen ocurrir un conjunto de procesos coordinatorios. Estas acciones están relacionadas con lo que cada quien requiere solicitar o aportar a los miembros del grupo, lingüísticamente conocidas como peticiones y ofertas, que se transforman en promesas cuando cada uno manifiesta el compromiso de colaborar o responsabilizarse con tal o cual tarea y/o producto.
Estos acuerdos preliminares que dan génesis a la planificación temprana del proyecto constituyen la base, no solo para la concreción del objetivo planteado, sino además para el seguimiento posterior requerido durante el monitoreo de la evolución de dichos compromisos y de los hitos que en el tiempo deben darse hasta alcanzar la meta.
En los grupos, donde por la especificidad de las funciones, las responsabilidades individuales se asumen dada la naturaleza del cargo, a veces queda en un segundo plano que aquello que eventualmente es parte de un nicho de acción depende de otros elementos del sistema, valga decir, de otros compañeros, de una misma área o departamento o de distintas secciones. Estas personas pudieron estar presentes en aquella reunión preliminar promovida por el líder, o tal vez no porque forman parte del grupo de colaboradores de los asistentes a la referida convocatoria. Sin embargo, todas en conjunto necesitan, para poder engranarse al plan acordado, de toda la información requerida para que este se ejecute cabalmente.
Dependiedo del tamaño y complejidad de la organización, lo anterior puede ser otro eslabón manejado con propiedad en la cultura comunicativa de la empresa; o uno de los desafíos que enfrentan los ejecutivos cuando, en las etapas tempranas de la planificación o cuando esta ya está en marcha, los incompletos, los destiempos o los retrabajos dificultan que lo que se acuerda ocurra como y cuando se espera, con las consecuencias que ello trae en detrimento de la efectividad personal y grupal.
Para que estos inconvenientes sean prevenidos oportunamente, una tarea primordial es tomarse el tiempo necesario en las reuniones iniciales, o en el camino inmediato posterior, para garantizar que todos los implicados en el proceso coordinatorio conozcan desde su rol particular qué necesitan hacer, para cuándo se requiere, cómo se entrega, en dónde y a quién… Aspectos elementales que parecen trillados y conocidos por todos, pero que si se dejan de lado por una u otra razón, entonces queda en el aire un aspecto importante de las condiciones de satisfacción cuando somos parte de un sistema en el que se coordinan acciones: la impecabilidad en el manejo de los detalles que garantizan la efectividad en el desempeño individual, la cual es fundamental para contribuir con la efectividad del equipo.
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