La toma de decisiones existe en cada fase del proceso de gestión de proyectos. Desde establecer un cronograma del proyecto hasta crear un plan de gestión y elegir el software adecuado. La calidad de tus decisiones determinara el éxito de tu proyecto y por ende, el de tu negocio.
Seguir un proceso establecido para tomar decisiones asegura que la lógica, no las emociones o las reacciones instintivas, impulsará cada decisión importante que haga. Con los pasos correctos para la toma de decisiones, siempre llegará a decisiones meticulosamente lógicas.
1.- Defina la pregunta o el problema
Primero, identifique la pregunta o el problema que está tratando de resolver. Defina claramente el problema y la decisión para que usted y todas las partes interesadas estén en la misma página. Un problema poco claro conduce a una solución ineficaz.
Para garantizar la claridad, es útil formular la pregunta en términos del resultado que tendrá su decisión. Por ejemplo, la pregunta podría ser «¿cómo recuperar mejor las pérdidas por cancelar nuestros eventos de 2020?» o «¿cómo fijar el mejor precio para un nuevo producto para obtener el máximo beneficio?».
La palabra «mejor» le recuerda que ninguna decisión es perfecta, pero que está buscando la opción óptima para su negocio.
En esta etapa, considere establecer un cronograma para la decisión a fin de evitar vacilaciones o vacilaciones a largo plazo.
2.-Asignar roles y responsabilidades
Cuando toman una decisión en equipo, a veces puede parecer que tienen demasiados cocineros en la cocina. El modelo DACI aborda este problema asignando roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo. DACI significa:
- Conductor: el líder del proyecto o director del proyecto que impulsa la decisión. Esta persona puede dirigir reuniones, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. Son responsables de la gestión del ciclo del proyecto.
- Aprobador: el aprobador es el máximo responsable de la toma de decisiones. Tienen la última palabra. Aunque puede tener más de un Aprobador, limitar el número acelera el proceso.
- Colaboradores: los colaboradores aportan trabajo o conocimientos que contribuyen a la decisión.
- Informado: estas son personas que deben mantenerse informadas, pero que no están necesariamente involucradas en el proceso de toma de decisiones.
A veces, una persona puede ocupar varios roles. También puede asumir diferentes roles cuando se trata de diferentes decisiones, según su área de especialización. El punto es definir quién está haciendo qué por adelantado, mejorando la eficiencia de su equipo.
3.-Determinar los criterios de decisión
Ahora, tiene una pregunta claramente definida y un equipo bien organizado. Pero antes de que pueda elegir cómo hacer «mejor» algo, debe determinar qué significa «mejor» en el contexto de su decisión.
¿Necesita priorizar la calidad, el costo, el tiempo, la facilidad de implementación, los niveles de riesgo, el aumento de la satisfacción del cliente u otros factores? Por ejemplo, si su objetivo es recuperar las pérdidas por cancelar sus eventos de 2020, tanto el costo como el tiempo son consideraciones vitales.
La calidad siempre es buena, pero busca recuperar una pérdida sustancial de beneficios lo más rápido posible.
Las partes interesadas deben ponerse de acuerdo sobre las consideraciones clave, que pueden requerir cierta negociación. Utilizará estos criterios para sopesar sus opciones y tomar la decisión que mejor se adapte al resultado deseado. Sin criterios que lo guíen, puede elegir una opción emocionante o interesante que no satisfaga sus necesidades más esenciales.
4.- Identifique sus opciones
Con sus criterios en mente, debe recopilar datos e información relevantes y luego identificar sus opciones. Para cada opción, recopile datos como el costo, el cronograma, los pasos de implementación y los riesgos potenciales. Estos hechos le ayudarán a usted y a su equipo a tomar una decisión informada.
Durante esta etapa, no evite la creatividad y el pensamiento innovador. Aún no es el momento de evaluar sus opciones o tomar una decisión. Simplemente reúna todas las alternativas posibles. La mejor decisión puede incluso ser una combinación de varias ideas.
Por supuesto, demasiadas ideas pueden llevar a la parálisis de decisiones o al miedo a elegir mal. Recuerde ceñirse a la línea de tiempo que estableció en el Paso 1. Considere sus criterios para reducir su lista si se vuelve abrumadora.
5.-Evalúe sus opciones
Después de que usted y su equipo traigan varias alternativas a la mesa, debe evaluar cada opción cuidadosamente. Utilice métricas y herramientas como matrices de decisión y análisis FODA, significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Piense en cómo sería cada opción para su equipo, organización y clientes. ¿Cómo podría desarrollarse cada escenario? ¿Qué riesgos u obstáculos podría encontrar?
A medida que avanza en este proceso, una o dos opciones que se alineen más estrechamente con sus objetivos deberían llegar a la cima. Clasifique sus opciones y discútalas con las partes interesadas.
6.- Decidir e implementar
Finalmente, está listo para tomar una decisión. Informe a todos los afectados sobre su elección y documente la decisión y los criterios que la rodean. Enumere las otras alternativas que consideró; puede que los necesite de nuevo más tarde.
Hacer un seguimiento de sus decisiones lo ayuda a analizar continuamente qué salió bien y dónde puede mejorar, afinando sus habilidades para tomar decisiones con el tiempo.
Luego, comience la planificación necesaria, la recopilación de materiales y personal, y los pasos adicionales necesarios para implementar su decisión.
Foto: Pexels-Andrea-Piacquadio
Fuente: theblueprint
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